Miasto Bydgoszcz tytuł Lidera Transformacji Energetycznej 2023 otrzymała za projekt: „Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów za energię elektryczną od sprzedawcy oraz dystrybutora dla jednostek Miasta Bydgoszczy wraz z pozyskaniem danych z tych dokumentów”. To nie pierwsza nagroda dla miasta za tę inicjatywę – w październiku 2022 roku robot zdobył  1 miejsce za najlepsze usługi smart w polskich miastach podczas prestiżowych targów Smart City Expo Poland. 

- Z uwagi na ciągle zwiększającą się ilość zadań wykonywanych przez Miasto, opracowany i wdrożony został program pozwalający na bezobsługowe pobieranie, dystrybucję oraz archiwizację dokumentów dot. płatności za media. Aplikacja pozwala na pozyskiwanie danych źródłowych, sczytanie ich z dokumentu oraz ich analizę oraz wysyłkę do właściwej jednostki. Wdrożone przez miasto rozwiązanie jest jedyną działającą, autorską aplikacją w Polsce. Robot, z którego korzysta m.in. Zespół ds. Zarządzania Energią w Bydgoszczy będzie miał swoich braci bliźniaków w innych dużych miastach w Polsce. Zainteresowanie tym rozwiązaniem wyraziła Warszawa i Wrocław. Cieszę się, że przy wsparciu IT udało nam się zrealizować projekt, który stanowi wzór dla innych miast – mówi Tomasz Bońdos, koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią w Urzędzie Miasta Bydgoszczy. 

Robot w urzędzie

Dział IT bydgoskiego urzędu miasta tworzy trzydziestoosobowy zespół – to tutaj pojawił się pomysł zastosowania robota zajmującego się dokumentami za energię elektryczną. Nie był to jednak ani pierwszy, ani ostatni projekt tego typu. Najnowszy robot wymyślony w miejskim dziale czuwa nad dokumentacją związaną z gospodarowaniem odpadami komunalnymi. Z kolei pierwsza robotyzacja, która odbyła się w 2019 r., związana była z działaniami windykacyjnymi, gdzie proces jest na tyle żmudny i skomplikowany, że nie było możliwości, aby ręcznie, na bieżąco pobierać dokumenty i budować bazę danych. 

Robot w technologii RPA (Robotic Process Automation) loguje się na e-BOK sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej minimum raz dziennie, od poniedziałku do piątku, a następnie pobiera wszystkie nowe dokumenty, które pojawiły się w systemach od ostatniego logowania. Są to: faktury, wezwania do zapłaty, kary umowne, noty odsetkowe i inne dostępne dokumenty w formacie źródłowym, pod unikalną nazwą, zawierającą przynajmniej numer dokumentu – to umożliwia ich dalszą obróbkę i pozyskanie danych. Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tys. sztuk. Robot w obszarze zarządzania energią kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta. Projekt zaczęto realizować w październiku 2020 r. Przygotowanie systemu trwało miesiąc. Proces wdrażania całego rozwiązania składał się z czterech etapów: pozyskiwania dokumentów źródłowych, pobrania danych i ich analizy, dystrybucji plików oraz ich archiwizacji.

Roboty z powodzeniem wykorzystywane są w Wydziale Windykacji, BOK-u i Zespole ds. Zarządzania Energią UMB.