Konsultacje - pytania i odpowiedzi

Poniżej prezentujemy najczęściej zadawane pytania przez uczestników w ramach indywidualnych konsultacji poszkoleniowych.

Szkolenie - Techniki prezentacyjne

Techniki prezentacyjne - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od sierpnia do września 2010 roku.

1. Czy dobrze, gdy podczas prezentacji produktu podkreślamy jego uniwersalność?

Podczas  prezentacji produktu bardzo często pojawia się kwestia „kompleksowej” oferty, „uniwersalnego produktu. Z punktu widzenia odbiorcy prezentacji, nie zawsze są to informacje znaczące. Jeśli dokonujemy prezentacji dla klientów warto mieć świadomość tego, że klient, nie chce wiedzieć dlaczego produkt jest uniwersalny – chce wiedzieć dlaczego produkt jest  właśnie dla niego. Lepiej podczas prezentacji produktowych koncentrować się na tym, aby ukazać dopasowanie produktu do danej osoby/ grupy i ich potrzeb zamiast na tym jak bardzo to co prezentujemy jest uniwersalne.

2. Czy ubiór podczas prezentacji powinien być zawsze formalny?

Generalnie jest zasada, że ubiór mówcy/ osoby prezentującej powinien być poziom „wyżej” niż ubiór słuchaczy. Nieformalny, luźny ubiór podczas prezentacji może sprawić, że zostaniemy odebrani jako osoby niewiarygodne, a nawet – lekceważące swoich słuchaczy. Na ubiór nieformalny podczas wystąpień mogą sobie pozwolić osoby, które naprawdę są rozpoznawalnymi autorytetami w tym co

robią – im więcej wybaczamy, a wręcz czasem nie dziwi nas nawet dość ekscentryczny wizerunek np. znanych profesorów. Ubiór formalny dodaje nam autorytetu, a często również dodaje pewności siebie. Z kolei ubiór zbyt formalny może stanowić barierę w nawiązaniu relacji ze słuchaczami. Jeśli zależy nam na tym by te relacje rzeczywiście zbudować warto nieco złagodzić wygląd chociażby poprzez zrezygnowanie z krawata. Zawsze należy rozważyć przed prezentacją: jaki jest mój cel, co chcę osiągnąć, jakie wrażenie chcę wywołać? I w zależności od odpowiedzi na to pytanie decydować się na określony rodzaj ubioru.

3. Czy jest jakaś reguła prezentacji produktu, którą warto kierować podczas przeprowadzania prezentacji?

Jest, kilka elementów, które powinny się pojawić z punktu widzenia zasad prezentacji produktu:

- jak cechy naszego  produktu odnoszą się do Państwa potrzeb?
- jakie dostrzegamy zastosowanie naszego produktu w Państwa konkretnym przypadku?
- jak nasz produkt może wpłynąć na korzyści dla Państwa?

np.miękkie podłoże (cecha produktu) - miejsca zabawy dzieci (ukazanie konkretnego rozwiązania dla Klienta, zastosowanie produktu) - amorytyzaja upadków, zmniejszenie ryzyka urazów (wskazanie konkretnego probelmu, który nasz produkt rozwiązuje) - zwiększenie bezpieczeństwa (potrzeba, która zaspokajamy {w tym przypadku w kontekście i Klienta i rodzica wysyłającego dziecko do przedszkola, dla którego bezpieczeństwo jest priorytetowe)
Wykorzystanie takiego schematu ukazania produktu, w kontekście konkretnych rozwiązań pozwala na podsumowanie kontekstowe (oczywiście przykładowo):" biorąc pod uwagę Państwa dbałość o tworzenie optymalnych warunków rozwoju dla dzieci nasz produkt ze względu na...... (odwołanie się do funkcjonalności) doskonale wpisuje się i wspiera Państwa strategię/cele/misję/działania". W ten sposób zyskujemy możliwość maksymalnego podkreślenia dopasowania naszego produktu do Klienta.

4. Jak radzić sobie w sytuacji, w której mocno stresują nas wystąpienia przed osobami o wysokiej pozycji zawodowej?

W takiej sytuacji należy przede wszystkim popracować nad zmianą sposobu postrzegania sytuacji prezentacyjnej, w której się znajdujemy. Rzeczywiście świadomość, że po drugiej stronie mamy osoby o wyższej pozycji zawodowej/ większym doświadczeniu  może być czynnikiem stresującym. Ale z drugiej strony to też... są ludzie. I tak należy właśnie postrzegać odbiorców w tego typu sytuacjach prezentacyjnych. Ważne aby nie koncentrować się na funkcjach i stanowiskach odbiorców naszej prezentacji ale na tym, by po prostu zainteresować ich tematem naszego wystąpienia, „kupić” emocje, podobnie jak w przypadku każdego innego audytorium.
 
5. Co robić gdy prezentacja jest zbyt długa, jakimi kryteriami się kierować skracając wystąpienie?

Przed wszystkim obowiązuje zasada, że prezentacja powinna być tak skonstruowana, aby wyczerpać temat, a nie słuchaczy. Aby udało się to zrealizować warto kierować się kryteriami dopasowania przekazu do grupy, dla której będziemy dokonywać prezentacji. Warto „wejść w buty” słuchaczy i odpowiedzieć sobie na pytania: co oni chcą ode mnie usłyszeć? Dlaczego miałoby ich to zainteresować? jaki jest cel danej części prezentacji? czy to będzie nowa informacja czy odbiorcy mogli już gdzieś wcześniej się z nią spotkać? Na tej podstawie należy weryfikować i ewentualnie skracać to co mamy do powiedzenia.

6. Czy umawiając się na spotkanie z osobą, której jeszcze osobiście nie poznaliśmy warto zwracać się  do niej po imieniu?

Rzeczywiście coraz częściej dąży się do tego, aby jak najszybciej skracać dystans, chociażby w relacjach z klientem. Jednak w przypadku osób, z którymi nie mieliśmy okazji jeszcze nawiązać bezpośredniego kontaktu, bądź z którymi ten kontakt jest nawiązany po raz pierwszy bezwzględnie powinny być zachowane formy grzecznościowe Pan/Pani. Takie radykalne skracanie dystansu na samym początku kontaktu może być bardzo źle odebrane, niektóre osoby mogą poczuć się wręcz urażone.

7. Często dokonuję prezentacji w firmach klientów. Kto przy rozpoczęciu takiego spotkania powinien pierwszy wyciągnąć rękę na przywitanie?

Regułą jest, również  w relacjach biznesowych, że pierwszy rękę podaje gospodarz. W momencie, w którym zostaliśmy zaproszeni na spotkanie w firmie klienta, to jej reprezentant powinien pierwszy wyciągnąć rękę na przywitanie.

8. Czy dobrze, gdy przed rozpoczęciem wystąpienia ktoś nas zapowie?

Wiarygodne jest to co polecane. Ta zasada odnosi się również do prezentacji, i rzeczywiście, fakt, iż ktoś nas zapowiada przed naszym wystąpieniem może pozytywnie wpłynąć na wizerunek naszej osoby. Dodatkowo po tym, jak nas zapowiedziano, nie musimy się już przedstawiać, informować o temacie wystąpienia. Możemy w pełni skoncentrować się na tym, by od samego początku oddziaływać na emocje odbiorców.

9. Czy rzeczywiście konstruując prezentację w Power Point należy rezygnować z koloroweo tła?

Zdecydowanie tak. Białe tło jest najbardziej neutralne, umożliwia zastosowanie w prezentacji innych barw bez obawy o kontrast, zwiększa przejrzystość prezentacji. Poza tym warto mieć świadomość, że zazwyczaj nie wiemy na pewno, w jakich warunkach przyjdzie nam dokonywać prezentacji. W sytuacji, w której mamy kolorowe tło, a będziemy zmuszeni wyświetlać prezentację np. na żółtej  ścianie , efekt naszej prezentacji może być bardzo niekorzystny.

10. Pada pytanie – nie znamy odpowiedzi. Czy warto przyznawać się do swojej niewiedzy, czy raczej starać się za wszelką cenę jakoś odpowiedzieć na zadane pytanie?

Zdecydowanie przyznać, że nie znamy odpowiedzi. Nikt nie wie wszystkiego. Paradoksalnie przyznanie się do tego, że czegoś nie wiemy i obietnica sprawdzenia odpowiedzi zwiększa naszą wiarygodność jako mówcy. Zasada jest jedna – bezwzględnie należy pamiętać o tym, aby rzeczywiście daną informację sprawdzić i jeśli jest możliwość – przekazać ją słuchaczom w dalszej części prezentacji bądź chociażby przesłać drogą mailową osobie, która zadała pytanie. Kiedy podejrzewamy, że wiemy, że potrafimy na dane pytanie odpowiedzieć, ale potrzebowalibyśmy czasu, aby się nad tą odpowiedzią zastanowić możemy również „odbić” pytanie do odbiorców - „ a co Państwo o tym sądzą?” Zyskujemy w ten sposób czas na refleksję i pomysły do których możemy się ustosunkować.

Szkolenie - Zarządzanie Zasobami Ludzkimi

Zarządzanie Zasobami Ludzkimi - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od września do listopada 2010 roku.

1.Czy w ogłoszeniu o pracę należy podawać informację o poziomie zarobków na danym stanowisku, na które poszukujemy pracownika?

Niekoniecznie należy, ale można  podać widełki jeżeli chcemy oszczędzić czas, który musielibyśmy poświęcić na rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, na których nie stać naszej firmy

2.Czy pytanie o plany rodzinne przyszłego pracownika, zwłaszcza kobiety jest dozwolone na rozmowie kwalifikacyjnej? Dlaczego takie pytania pojawiają się ?

O plany związane z życiem prywatnym nie należy pytać, ponieważ jest to niezgodne z prawem, natomiast pracodawcy chętniej zatrudniają osoby, które mają ustabilizowane życie rodzinne, ponieważ więcej osób o ustabilizowanej pozycji rodzinnej posiada większą motywację do pracy niż występująca u osób samotnych. Ponadto osoby o ustabilizowanym życiu rodzinnym są bardziej szczęśliwe niż osoby samotne , ponieważ czynnikiem wpływającym na poczucie dobrostanu człowieka dorosłego są wspierające relacje społeczne, w tym rodzinne.  Z badań wynika, że człowiek szczęśliwy jest lepszym pracownikiem od tego, którego poziom odczuwanego dobrostanu psychicznego jest niższy.

3.W jaki sposób przekazać pracownikowi informację, że nie wykonuje dobrze swojej pracy?

Należy zadbać o odpowiednią atmosferę do rozmowy oraz miejsce, gdzie będzie można przekazać informację zwrotną negatywną na osobności. Błędem jest dawanie negatywnych uwag pracownikowi w towarzystwie innych pracowników firmy. Należy trzymać się faktów i mówić jedynie o tym co się zdarzyło, podać konkretne przykłady jak często dany problem się pojawia i uświadomić pracownikowi, że będą wyciągnięte konsekwencje jeżeli nie zmieni swojego zachowania

4. Jakie są metody weryfikacji kandydatów pod kątem kwalifikacji na stanowiska kierownicze?

Istnieje wiele metod weryfikacji, do najbardziej diagnostycznych należą testy psychologiczne, które są testami standaryzowanymi, o wysokim stopniu trafności i rzetelności ( np. Człowiek w pracy autorstwa Anny Matczak i in., 2009). Należy jednak pamiętać, aby testy przeprowadzane były przez osobę mającą uprawnienia do posługiwania się standaryzowanymi testami ( psychologa, psychoterapeutę).
Testy winny być poparte Studiami Przypadków lub Centrami Oceny – metody te dają wielowymiarowy obraz kandydata i pozwalają na weryfikację jego umiejętności i kompetencji kierowniczych oraz cech osobowości niezbędnych do pełnienia funkcji kierowniczych. Wnikliwa diagnoza kandydata jest czasochłonna i wymaga wykwalifikowanej osoby, która przeprowadzi rekrutację, ale minimalizuje możliwość pomyłki związanej z zatrudnieniem nieodpowiedniego kandydata.

5. Jak poradzić sobie w sytuacji oskarżenia o mobbing?

Studium konkretnego przypadku, który pojawił się w firmie uczestnika szkolenia.
W tym przypadku mieliśmy do czynienia z mobbingiem urojonym i dotyczył osoby o zachwianej równowadze psychicznej.
Z mobbingiem urojonym mamy do czynienia wówczas, gdy osoba bardzo nadwrażliwa interpretuje paranoicznie zachowania otoczenia i czuje się prześladowana, choć nikt jej w rzeczywistości nie prześladuje. Do pewnego stopnia granice lobbingu są płynne i zależa od subiektywnego odbioru, od wrażliwości osoby lobbowanej, osoba lobbowana inaczej odbiera działania prześladowcy, każdy inaczej przeżywa te same zdarzenia, nie wszyscy te same działania danego sprawcy będą uznawali za mobbing, ponieważ jest to zjawisko trudne do uchwycenia ze względu na bardzo silne komponenty subiektywne oprócz istnienia obiektywnych wskaźników.
Większość przypadków mobbingu można jednak rozpoznać i jest to z pewnością wykonalne dla większości menedżerów i specjalistów ds. personalnych.

Szkolenie - Efektywny marketing

Efektywny marketing - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od grudnia 2010 roku do marca 2011 roku.

1. Czy segmentacja klientów potrzebna jest w każdej, nawet niewielkiej firmie?

Oczywiście, że tak. Tylko w ten sposób firma ma szansę wyodrębnić z szerokiego grona potencjalnych odbiorców usługi/produktu, grupę najbardziej perspektywicznych i atrakcyjnych, z punktu widzenia firmy, klientów. Podstawą odniesienia sukcesu w walce z konkurencją jest przygotowanie oferty, która
w sposób pełniejszy zaspokaja potrzeby i oczekiwania klienta, a bez wyboru
i dokładnego poznania docelowej grupy klientów, przygotowanie takiej konkurencyjnej oferty jest niemożliwe.

2. Czy nie lepiej kierować ofertę do wszystkich potencjalnych klientów?

Niewiele jest na rynku firm, które są w stanie przygotować taką ofertę, która będzie atrakcyjna dla wszystkich potencjalnych klientów. Zazwyczaj oferta kierowana do wszystkich, czyli nie uwzględniająca w sposób możliwie pełny potrzeb i preferencji wybranej grupy klientów docelowych, okazuje się nie być wystarczająco atrakcyjna dla nikogo.

3. Czy ograniczenie działalności firmy do jednego segmentu klientów nie jest równoznaczne z rezygnacją z wielu innych potencjalnych odbiorców usług/produktów?

Segmentacja rynku oraz wybór segmentu docelowego (targeting) nie musi oznaczać ograniczenia do tylko jednej docelowej grupy klientów. Jeśli przeprowadzona ocena segmentów rynku wykaże atrakcyjność kilku z nich, to firma jak najbardziej może zdecydować się na przygotowanie oferty dla każdego z segmentów. Warunkiem skutecznego działania będzie jednak zróżnicowanie tych ofert tak, aby uwzględnić różne potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup odbiorców.

4. Jaki segment rynku wybrać? Czy są jakieś kryteria, które w szczególny sposób powinna uwzględnić firma?

Takie kryteria możemy podzielić na dwie podstawowe grupy. Pierwsza z nich określa atrakcyjność samego segmentu rynku, a druga stopień dopasowania firmy do obsługi danego segmentu rynku. Oceniając atrakcyjność samego segmentu rynku powinniśmy uwzględnić takie czynniku jak: ilość i potencjał firm konkurencyjnych kierujących ofertę do danego segmentu klientów, dostępność segmentu, obecną wielkość i prognozowaną dynamikę wzrostu lub kurczenia się segmentu, poziom ryzyka inwestycyjnego oraz cechę najważniejszą, która jest pochodną pozostałych wyżej wymienionych – zyskowność segmentu. Druga grupa kryteriów oceny atrakcyjności danego segmentu skupia się na czynnikach wewnątrz firmy, czyli zbadaniu czy nasz aktualny potencjał (np. wiedza, doświadczenie, majątek przedsiębiorstwa, personel) pozwolą na skuteczną obsługę danego segmentu rynku oraz, ewentualnie ile musielibyśmy zainwestować, aby taki stopień dopasowania potencjału firmy do segmentu klientów osiągnąć.

5. Na czym polega dostosowywanie oferty firmy do potrzeb i oczekiwań docelowej grupy klientów?

To bardzo szeroki zakres działań, które w marketingu określa się nazwą „marketingu mix” lub inaczej „marketingu 4P”. Marketing mix w praktyce polega na takim zarządzaniu przedsiębiorstwem, by cała oferta firmy w pełni zaspokajała potrzeby konsumentów. Narzędzia, które służą takiemu dopasowaniu oferty firmy do potrzeb i oczekiwań klientów to przede wszystkim: parametry produktu/usługi, polityka cenowa, dobór odpowiednich działań promocyjnych oraz strategia dystrybucji. Punktem wyjścia do realizacji działań z zakresu marketingu mix jest zawsze przeprowadzenie segmentacji rynku oraz zdobycie przez firmę możliwie szerokiej wiedzy nt. wybranej docelowej grupy klientów, a zwłaszcza dokładne poznanie potrzeb i oczekiwań tej grupy w zakresie prowadzonej przez firmę działalności.

6. Jakie działania promocyjne firmy należy stosować? Które z nich są najlepsze?

Marketing mix wskazuje cztery główne rodzaje działań promocyjnych, jakie mogą podejmować przedsiębiorstwa, są to: reklama, promocja sprzedaży, sprzedaż osobista i public relations. To, które rodzaj działań wybierzemy, zależy od tego jaki cel chcemy osiągnąć. Są działania, które doskonale nadają się do budowy wizerunku
i identyfikacji firmy i jej oferty (np. reklama i public relations), a są i takie, których głównym celem będzie szybkie zwiększenie przychodów ze sprzedaży (np. promocja sprzedaży). Dlatego też, nie da się wskazać jednej najlepszej metody promocji, wszystko zależy konkretnej sytuacji.

7. Skoro promocja sprzedaży prowadzi do szybkiego wzrostu przychodów, to może właśnie to działanie promocyjne najlepiej stosować?

Działania z zakresu promocji sprzedaży polegają na dodawaniu w ściśle określonym czasie wartości dodatkowej do produktu/usługi dla stymulowania nabywców do dokonywania w tym okresie zakupów. Produkt/usługa w tym okresie staje się atrakcyjniejszy dla nabywcy i stąd przełożenie na szybki wzrost sprzedaży. Jednak działania z zakresu promocji sprzedaży nie budują zazwyczaj lojalności wobec marki, a klienci których przyciągają to w większości tzw. poszukiwacze okazji, którzy zmieniają dostawcę produktu/usługi pod wpływem pojawiających się w ofercie rynkowej okazji. W przypadku produktów prestiżowych, nadużywanie promocji sprzedaży może skutkować osłabieniem wizerunku marki.

8. Prowadzę działalność handlową w formule tradycyjnego sklepu, czy to prawda, że zmiany w aranżacji sklepu mogą przyczynić się do wzrostu sprzedaży?

Metody wpływania na zachowania klientów, w tym w szczególności wzrost sprzedaży, poprzez sposób aranżacji powierzchni sklepowej i sposób prezentacji towarów to merchandising. Każda branża rządzi się w tym zakresie swoimi regułami, ale jako przykłady skutecznych działań z zakresu merchandisingu można choćby wskazać: uatrakcyjnianie ekspozycji w sklepach poprzez dobór odpowiednich kolorów i oświetlenia, grupowanie przy kasach produktów drobnych, kupowanych z impulsu, eksponowanie obok siebie produktów komplementarnych, wykorzystywanie naturalnych właściwości muzyki i reklamy dźwiękowej dla tworzenia odpowiedniej atmosfery, umieszczanie stoisk z towarami pierwszej potrzeby na końcu sali sprzedaży. Z różnych badań wynika, iż prawidłowe ułożenie ekspozycji w sklepie detalicznym średniej wielkości może zwiększyć obroty nawet o 30%.

9. Moja firma posiada szeroki zakres asortymentowy produktów. Wiele z nich pozostaje w naszej ofercie od kilkunastu lat. Nie mam pewności, czy utrzymywanie każdego z nich nadal jest dla firmy opłacalne, jak to ocenić?

Podstawową metodą zarządzania portfelem produktów jest macierz BCG, w której produkty dzielimy na cztery grupy w zależności od wielkości sprzedaży i udziału
w rynku oraz od perspektyw rozwoju danego rynku. Oba te czynniki mają wpływ na ostateczną ocenę atrakcyjności produktu. Czasem warto utrzymywać produkt na mało rozwojowych, czy nawet zanikających rynkach, pod warunkiem że wcześniej udało nam się osiągnąć satysfakcjonujący poziom sprzedaży i udział w rynku. W produkty na rynkach rozwijających się warto inwestować, bo to właśnie one będą głównym źródłem przychodów w przyszłości. Szczegółowej oceny zyskowności danego produktu możemy dokonać w oparciu o analizę tzw. progu rentowności. Za pomocą tej metody możemy uzyskać precyzyjną informację o granicznej wielkości sprzedaży, tzn. takiej przy której dany produkt nie generuje dla firmy straty, ani nie przynosi zysku. Dopiero osiągnięcie sprzedaży wyższej niż graniczna pozwoli firmie osiągać zysk z tyt. sprzedaży produktu.

10. Co zrobić w sytuacji, gdy konkurenci oferują produkty/usługi gorszej jakości, ale w niższych cenach i taka oferta przyciąga klientów?

W sytuacji, gdy jakość naszych produktów/usług jest wyższa niż konkurencji, nie powinniśmy rezygnować z tej przewagi, gdyż dla dużej grupy klientów jakość produktu/usługi jest czynnikiem ważniejszym niż cena. Aby skutecznie rywalizować
o klientów, dla których najważniejszym kryterium wyboru oferty pozostaje cena, warto rozważyć stworzenie dodatkowej marki, która bez szkody dla wizerunku marki podstawowej będzie oferowała produkty/usługi w niższej cenie, ale i w niższej jakości, np. bez niektórych opcji lub usług dodatkowych (np. krótszy okres gwarancji, płatny serwis, tańsze materiały).

 Szkolenie - Menadżer produkcji

Menadżer produkcji - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od kwietnia do czerwca 2011 roku.

1. Czy delegowanie zadań może motywować pracowników?

Zdecydowanie tak. Najbardziej efektywne zespoły to takie, w których menadżer deleguje
uprawnienia i zadania na ich członków, z tą świadomością że dysponują oni zdolnościami i
wiedzą niezbędną do wykonania obowiązków. Jedną z kluczowych kompetencji
menadżerskich jest delegowanie zadań. Często bowiem pracownicy mają za złe
menadżerowi, kiedy ten szczegółowo mówi im co i JAK należy robić. Menadżer odpowiada za
efekt i również z tego powinien rozliczać podwładnych. Ważne jednak by drogę do realizacji
wyznaczonego celu pracownicy mogli obrać sami. Wówczas delegowanie zadań może być
skutecznym narzędziem motywacyjnym.

2. Czy lepiej kiedy premia jest stałą częścią wynagrodzenia pracownika zespołu produkcji,
odbieraną w sytuacji ewentualnych błędów czy lepiej kiedy jest przyznawana za brak
błędów?

Skuteczniejszym narzędziem motywacyjnym są systemy opierające się na wzmocnieniu
pozytywnym tj. nagradzamy osiągnięcie a nie karzemy za jego brak.
Należy pamiętać również o tym, że na każdego pracownika powinny oddziaływać
jednocześnie bodźce finansowego i pozafinansowego motywowania.

3. Który styl kierowania jest najlepszy? Do którego należy dążyć?

Nie ma jednego najlepszego, uniwersalnego stylu kierowania – są tylko te mniej bądź bardziej
adekwatne ze względu na sytuację i cele który chcemy osiągnąć. Style kierowania należy
traktować jako elastyczne strategie działania, nie trwałą tendencję do postępowania w jeden
tylko, określony sposób.

4. Jakie umiejętności powinien szczególnie rozwijać menadżer zespołu produkcyjnego w
odniesieniu do sytuacji konfliktu?

Szczególnie ważne jest wczesne dostrzeganie sygnałów konfliktu. Z perspektywy menadżera i
skutecznego procesu radzenia sobie z sytuacją konfliktową ważne jest również docieranie do
rzeczywistych przyczyn konfliktu, nie tylko pozostawanie na poziomie widocznych jego
symptomów. Istotny jest również sam element przyzwolenia na sytuację konfliktową w
grupie. Konflikt jest czymś nieuniknionym, naturalnym i jednocześnie – potencjalnie
rozwojowym. Ważne by menadżer, właśnie z takiej perspektywy traktować sytuacje
konfliktowe.

5. W jaki sposób skutecznie zakomunikować trudną decyzję pracownikom?

Jeśli komunikat zostanie przekazany podczas spotkania, ważne jest by już na jego początku
poinformować, co jest zakładanym celem spotkania. Sama decyzja powinna być przekazana
krótko o klarownie. Warto również wziąć na siebie odpowiedzialność za decyzję, bez
pozostawiania miejsca na potencjalne wyrażenie zgody bądź nie. Krótkie uzasadnienie
sytuacyjne podjętej decyzji jest natomiast jak najbardziej wskazane. Ważne również by
zakończyć rozmowę w sposób otwarty, tj. pozostawić możliwość zadawania pytań i
wyjaśnienia wątpliwości. Pamiętajmy, że decyzje niejednokrotnie wiążą się z jakąś zmianą w
sytuacji pracowników a to zawsze rodzi obawy.

6. Jak można zwiększać efektywność pracy członków zespołu produkcyjnego?

Składa się na to wiele narzędzi – z jednej strony oczywiście formalna ocena wydajności pracy.
Ale równolegle warto również zadbać o pozytywną informację zwrotną dotyczącą
uzyskiwanych wyników. Ważne jest również aby wynagrodzenie pracowników produkcyjnych
było uzależnione od rezultatów pracy zbiorowej jednie częściowo. Ważnym narzędziem,
które można również wykorzystywać jest możliwość uczestniczenia pracowników w rozwoju
produktu/ firmy i akceptacja dla idei wnoszenia przez pracowników pomysłów. Niejedna
innowacja bądź optymalizacja na poziomie produkcji miała miejsce właśnie dzięki pomysłom
osób mających bezpośrednio do czynienia z procesem produkcyjnym.

7. Na czym opiera się filozofia Kaizen?

Ideą Kaizen jest koncepcja nieustannego doskonalenia. Polega ona na zaangażowaniu
wszystkich pracowników (bez względu na zajmowane stanowisko) w poszukiwanie obszarów
potencjalnego usprawnienia. Warto zauważyć, że kaizen jest koncepcją zorientowaną na sam
proces, nie zaś na wynik.

8. Na jakie zasoby informacyjne szczególną uwagę powinien zwracać menadżer?

Tak naprawdę w procesie zarządzania ważnych jest kilka kluczowych obszarów
informacyjnych. Istotne są zarówno te dotyczące samych procesów, pracowników,
technologii jak i samej organizacji. Menadżer powinien również dążyć do wykorzystania
zasobów informacyjnych związanych z potencjałem pracowników firmy. Jednocześnie ważne
by słuchać organizacji, ale nie „nadsłuchiwać”. Wówczas bowiem nie poszerzamy swojej
perspektywy informacyjnej, a jedynie utwierdzamy się w swoich przekonaniach.

9. Dlaczego tak trudno jest wprowadzić w firmie zmiany? Dlaczego nawet dobre pomysły
menadżera często są negowane przez pracowników?

Wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany powoduje poczucie zagrożenia, zakłóca istniejący
dotychczas porządek. Zmianę należy rozpatrywać w bardzo szerokim kontekście może ona
dotyczyć harmonogramu pracy, podstawy grupowania stanowisk pracy, rozpiętości
zarządzania, zmian personalnych itp. Najważniejsze jest jednak to, że sama zmiana rodzi
obawy, które menadżer powinien skutecznie wyprzedzać. Ważne jest, by oprócz samego
zakomunikowania zmiany wyjaśnić, co dokładnie oznacza ona dla sytuacji osób, których
dotyczy. Wprowadzenie zmiany będzie tym trudniejsze, im więcej było niepowodzeń i
negatywnych konsekwencji wcześniej przeprowadzanych działań. Zmiana niejednokrotnie
stanowi po prostu barierę psychologiczną, którą można pokonać, przy założeniu otwartości w
komunikacji i przyzwolenia na wyjaśnienie wszystkich obaw. Metaforycznie można by
powiedzieć, że menadżer powinien przewodzić zmianie, ale zawsze powinien oglądać się za
siebie weryfikując czy zespół podąża za nim.

 Szkolenie - Doskonalenie umiejętności interpersonalnych

Doskonalenie umiejętności interpersonalnych - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od lipca do września 2011 roku.

1. Jak wykorzystać systemy reprezentacji komunikacyjnej w rozmowie z Klientem firmy?

Świadomość systemów reprezentacji komunikacyjnej można doskonale wykorzystać w pracy
z klientem różnicując sposób komunikowania. Przykładem może być komunikat adresowany
do klienta:
- wzrokowca: „ Proszę spojrzeć na szczegóły oferty”.
- słuchowca: „Proszę posłuchać, opowiem o szczegółach oferty”.
- kinestetyka: „Proszę zapoznać się ze szczegółami oferty”.
W ten sposób budujemy przekonanie o wspólnej płaszczyźnie komunikacji, stwarzamy
wrażenie porozumiewania się w tym samym języku.

2. Jak rozwijać własną asertywność?

Przede wszystkim warto pamiętać, że asertywność nie jest tylko strategią komunikacyjną, ale
jest postawą – dlatego też, aby ją skutecznie budować warto rozpocząć od stworzenia
fundamentów, które stanowi między innymi poczucie własnej wartości. W wielu życiowych
sytuacjach prowadzimy wewnętrzne dialogi, wśród których często pojawiają się m.in.
komunikaty typu: „nie dam sobie rady”, „nie potrafię”, „inni wiedzą lepiej”. Pierwszym
krokiem w skutecznym budowaniu asertywności jest zmiana stosunku do samego siebie.
Dopiero wówczas będziemy w stanie być asertywni wobec innych. W tym procesie warto
doceniać swoje sukcesy, prowadzić pozytywne wizualizacje, stosować pozytywną
komunikację względem własnej osoby.

3. Co można zaliczyć do najczęstszych przyczyn stresu w pracy? Jak sobie z nimi radzić?

Czynników, które mogą być potencjalnie stresujące w miejscu pracy jest wiele. Do stresu
może przyczyniać się zarówno przeciążenie pracą, fakt presji czasu, zbyt dużej ilości
obowiązków, zbyt monotonne zajęcie nie wykorzystujące naszego potencjału, brak
decyzyjności, nadmierna kontrola, niejednoznacznie określone obowiązki itd. Wszystkich
stresujących czynników nie sposób wyeliminować, warto jednak w sytuacji, w której
doświadczamy stresu związanego z pracą zadać sobie pytanie z czego konkretnie wynika
odczucie stresu, i dlaczego właśnie ten czynnik jest dla nas szczególnie stresujący. Ważne jest,
że dla łagodzenia negatywnych skutków stresu, których doświadczamy konieczne jest nie
tylko nasze zaangażowanie, ale również udział pracodawcy, czy współpracowników. Nie na
wszystko więc mamy wpływ. Ale to co na pewno możemy robić to przede wszystkim podjęcie
działań w zakresie:
- sposobu myślenia: warto unikać myślenia o pracy w kategoriach powinności, nakazów
i zakazów. Lepiej myśleć kategoriami : „mogę”, „chcę” niż „muszę”
- komunikacji: warto pozytywnie komunikować do samego siebie, doceniać własne
osiągnięcia nie dyskredytując ich, i jednocześnie pamiętać o pozytywnej informacji zwrotnej
względem innych
- formułowania celów: ważne by unikać efektu przytłoczenia ilością pracy. Warto tak stawiać
sobie cele, aby były one realne do osiągnięcia.
Ważne jest również aby zachować równowagę między pracą a czasem przeznaczonym dla
siebie, istotne jest rozwijanie swoich zainteresować pozazawodowych. Obszary te będą nam
kompensować stres, którego doświadczamy w pracy.

3. W jaki sposób można wykorzystać techniki kreatywnego myślenia w życiu codziennym?

Kreatywność to aspekt codzienności, który szczególnie powinniśmy w sobie rozwijać
i pielęgnować. Jeśli wyobrazimy sobie w jak wielu różnych sytuacjach znajdujemy się każdego
dnia, z jak wieloma różnorodnymi osobami mamy do czynienia, okaże się, że w wielu
sytuacjach musimy być bardzo elastyczni. Kreatywność to nie tylko umiejętność twórczego
generowania pomysłów, ale przede wszystkim umiejętność adaptacji do nowych, nieznanych
nam sytuacji. Dlatego tak bardzo techniki kreatywnego myślenia mogą przydać się wówczas,
gdy musimy poradzić sobie z jakimś problemem. Dają one szansę spojrzenia na sytuację
problemową z innej perspektywy, „wybijają” z utartych ścieżek i schematów postępowania.

4. Dlaczego tak trudno jest dobrze słuchać? Czasem można odnieść wrażenie, że inni nie
poświęcają nam wystarczająco uwagi podczas rozmowy. Z czego to wynika?

Aktywne słuchanie jest czynnością wymagającą chęci i zaangażowania drugiej strony.
Sygnałem zaangażowania w relację jest – aspekt niewerbalny – gesty, postawa ciała, kontakt
wzrokowy, chęć poznania intencji rozmówcy, wczucie się w sytuację drugiej osoby. Do tego
wszystkiego potrzebna jest motywacja, której często po prostu brakuje z różnych przyczyn,
np. z powodu okoliczności nie sprzyjających rozmowie.

5. W codziennym życiu, np. w kontekście pracy z klientem często pojawia się konieczność
zadawania pytań. Jak robić to skutecznie by dowiadywać się tego na czym nam zależy?

Pytania to bardzo istotne narzędzie komunikacyjne. Warto mieć świadomość, że w zależności
od tego jaki cel chcemy osiągnąć warto zadawać pytania otwarte ( kiedy chcemy otworzyć
relację, dać możliwość szerszej wypowiedzi) oraz zamknięte (wówczas, gdy zależy nam na
weryfikacji, potwierdzeniu, zamknięciu relacji). Pytania muszą być jasne, zwięzłe i
jednoznaczne. Pamiętać warto również o tym, że można w formie pytań stosować tzw.
presupozycje, czyli pewnie sugestie, co do odpowiedzi, np. „napije się pan kawy czy herbaty”,
„interesuje pana oferta wydruku 1000 czy 5000 sztuk?”. Konstruktywnym narzędziem jest
również stosowanie tzw. dziennikarskiej zasady zadawania pytań: kto, gdzie, kiedy, jak,
dlaczego.

6. Czy w sytuacjach konfliktów warto iść na kompromisy? Czy kompromis jest dobrą strategią
radzenia sobie z konfliktem?

Nie ma złych strategii radzenia sobie z konfliktem – są tylko źle dobrane ze względu na daną
sytuację konfliktową. Warto pamiętać, że kompromis zakłada częściową rezygnację ze swoich
celów przez obie strony konfliktu. Dlatego też kompromis jest skuteczny wówczas gdy
obydwie strony konflikty mają wyrównane siły. Jest to również konstruktywna strategia
w sytuacjach patowych lub gdy zależy nam na tymczasowym rozwiązaniu po to, by zyskać
czas na głębsze przeanalizowanie problemu. Istotna jest jednak świadomość, że rozwiązania
kompromisowe nie dają pełnej satysfakcji uczestnikom konfliktu – może stać się to kwestią
powracającą przy kolejnych nieporozumieniach w przyszłości.

Szkolenie - Negocjacje biznesowe

Negocjacje biznesowe - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od października do grudnia 2011 roku.

1. Jaki wpływ ma BATNA na pozycję partnera negocjacji?

BATNA, czyli Best Alternative To a Negotiated Agreement ma dwukierunkowy wpływ na obu partnerów negocjacyjnych. Z jednej strony dla posiadacza BATNA może stanowić ona punkt odniesienia do oceny składanych przez drugą stronę ofert – dopóty propozycja partnera jest atrakcyjniejsza od naszego BATNA, o tyle zawsze warto ją rozważyć. Świadomość BATNA drugiej strony może również mocno kształtować pozycję partnera negocjacji. Wyobraźmy sobie sytuację, w której negocjują przedstawiciele dwóch podmiotów – dużej firmy, której BATNA, w uproszczonym ujęciu może brzmieć „mamy innych chętnych, którzy wezmą to zlecenie” i mniejszej, której zależy na pozyskaniu klienta. Wniosek o wpływie BATNA przeciwnika na pozycję negocjacyjną tej mniejszejfirmy nasuwa się sam.

2. Jakie warunki powinny zostać spełnione, aby negocjacje win-win były efektywne?

Bardzo często wskazuje się negocjacje typu win-win jako najbardziej konstruktywną formę rozmów. Warunek ich efektywności jest jeden – motywacja dwóch stron, do podjęcia prób negocjowania w ten sposób. Bardzo często w negocjacjach mamy tendencję do tego, by myśleć w kategoriach celu, który chcemy uzyskać, natomiast strategia win – win wymaga przewartościowania tej perspektywy. Oczywiście – cel jest istotny, po to w końcu negocjujemy by zrealizować to co zamierzamy, niemniej jednak sytuacja win – win odnosi się przede wszystkim do tego jak obie strony czują się po zakończeniu rozmów. Stosowanie strategii win – win prowadzi do tego, że nawet w sytuacji, w której,któraś ze stron nie osiągnęła tego na czym jej zależało, to i tak ma poczucie satysfakcji z rozmów.

3. Co brać pod uwagę wybierając miejsce negocjacji?

Miejsce , w którym będą odbywać się rozmowy negocjacyjne jest ważnym aspektem. Już samo otoczeniem może wypływać na nasz komfort lub wręcz przeciwnie – wywoływać poczucie dyskomfortu, który znajdzie odzwierciedlenie w naszej pozycji negocjacyjnej. Zdecydowanie łatwiej ulec, gdy negocjujemy na terytorium „przeciwnika” -otoczenie, które jest nam nieznane nie sprzyja poczuciu pewności siebie. Dobrą sytuacją jest ta, w której obie strony negocjacji mogą spotkać się na gruncie neutralnym – wówczas warunki są symetryczne dla partnerów negocjacji. Decydując się na konkretne ulokowanie rozmów negocjacyjnych warto też wziąć pod uwagę to, by przestrzeń stwarzała możliwości współpracy – pamiętajmy, że pozycja na przeciw siebie jest pozycją konfrontacyjną, warto zadbać by partnerzy negocjacyjni mogli rozmawiać siedząc po narożnikach stołu.

4. Jakie zagrożenia należy wziąć pod uwagę decydując się na twardy, rywalizacyjny styl negocjacji?

Reguła negocjacji, które określa się jako twarde jest prosta: uczestnicy negocjacji są przeciwnikami, a celem jest zwycięstwo. Ten styl negocjacyjny jest zorientowany przede wszystkim na realizację celów, nawet kosztem celów drugiej strony, a przede wszystkim bez oglądania się na relacje z partnerem negocjacyjnym. Ryzykiem jest przede wszystkim to, że przyjmując strategię rywalizacyjną musimy liczyć się z faktem, że strona będzie niechętna dalszej współpracy ( bądź wręcz jawnie będzie unikać wszelkich płaszczyzn kontaktu).

5. W jaki sposób przygotowywać się do negocjacji?

Mówi się często, że niepowodzenie w planowaniu to planowanie niepowodzenia. I rzeczywiście tak jest w procesie negocjacyjnym. Kluczowe jest bowiem przygotowanie do procesu negocjacji. W dużej mierze sukces negocjacyjny rozgrywa się już przed rozpoczęciem negocjacji. W tej fazie przednegocjacyjnej kluczowym jest, by między innymi określić swój cel negocjacji, określić kwestie negocjowalne i nienegocjowalne , przewidzieć taktyki, ale przede wszystkim również zebrać informacje odnośnie stron negocjacyjnych i osób, z którymi będziemy negocjować. Faza wstępna to również ten czas, w którym musimy określić swoją BATNA.

6. Na czym polega taktyka imadło?

Taktyka imadła, to taktyka wywierania presji na partnerze negocjacyjnym. Po przedstawieniu oferty partner negocjacji, po raz kolejny wymusza jej uatrakcyjnienie., najczęściej wykorzystując do tego pytania w rodzaju: Czy to już wasza ostateczna oferta?, Czy to wszystko co możecie zaproponować?

7. Jakimi kompetencjami powinien charakteryzować się dobry negocjator?

Negocjacje są kontekstem, w którym potrzebne jest zdecydowanie całe spektrum kompetencji psychospołecznych. Dobry negocjator to przede wszystkim osoba o wysokim poziomie umiejętności
komunikacyjnych, słuchania, zadawania pytań, asertywności. Ale również osoba elastyczna, łatwo dostosowująca się do sytuacji, otwarta. Kluczowa jest również kultura osobista. I przede wszystkim wiedza z obszaru, który jest przedmiotem negocjacji.

8. W jaki sposób należy traktować negocjacje, czy zawsze jest to sytuacja rywalizacji?

Bardzo często, mylnie traktuje się negocjacje jako sytuację konfrontacji i walki. Takie przekonanie i
wyobrażenie o negocjacjach utrudnia przyjęcie konstruktywnej perspektywy, jaką są chociażby negocjacje win-win. Warto zmienić swój sposób percepcji sytuacji negocjacyjnej. Sytuacja negocjacji to płaszczyzna potencjalnej współpracy, a strona negocjacji nie jest przeciwnikiem, ale partnerem.

9. Na czym polega technika podpuszczenia w negocjacjach?

Przede wszystkim opiera się ona na wykorzystaniu komplementów. Dowartościowanie partnera negocjacji, pochlebstwo, skłania go do przyjęcia postawy bardziej sprzyjającej naszym żądaniom. W działaniach opartych na technice podpuszczania wykorzystuje się również elementy samokrytyki lub wręcz pozorny konformizm wobec partnera negocjacji.

10. Czy to prawda, że pierwszą ofertę strony negocjacyjnej należy zawsze odrzucać?

Pamiętać należy przede wszystkim o tym, że pierwsza oferta zaproponowana przez stronę negocjacji nigdy nie będzie tą najbardziej korzystniejszą dla nas. I nigdy nie jest tą jedyną i ostateczną, na którą może przystać partner negocjacji. Łatwo odnieść to do sytuacji sprzedażowej – kupujący rozpocznie negocjacje od najniższej i jednocześnie najbardziej atrakcyjnej dla siebie ceny. Sprzedający natomiast -od najwyższej możliwej do uzyskania.. Dlatego też mając świadomość, że strony negocjacyjne zawsze rozpoczynają od warunków najbardziej dla siebie korzystnych, pierwszą ofertę należy traktować z dużym dystansem i generalnie stosować się do reguły odrzucania pierwszej propozycji.

Szkolenie - Lean manufacturing (Odchudzone zarządzanie)

Lean manufacturing - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od stycznia do marca 2012 roku.

1. Co to jest praca wartościowa?

Praca wartościowa, to te czynności , które tworzą wartość dodaną, czyli wszystko to za co chce zapłacić klient.  Ideą Lean manufacturing jest wyeliminowanie  czynności niewartościowych MUDA , czyli marnotrawstwa, w celu zminimalizowania kosztów wytwarzania.

2. Co to jest strumień wartości?

Pojęcie strumienia wartości zawiera wszystkie działania, (zarówno te, które dodają wartość, jak i te, które wartości nie dodają), podejmowane  w celu wytworzenia produktu , czyli realizacji procesu wytworzenia produktu. Proces obejmuje swoim zakresem etap od zakupu surowców i materiałów , poprzez wytworzenie produktu , do dostarczenia wyrobu gotowego klientowi.

3. Jakie cechy powinien mieć koordynator Lean manufacturing?

Koordynator Lean manufacturing musi znać procesy i specyfikę firmy. Powinien mieć  osobowość charyzmatycznego przywódcy, wiedzę na temat Lean manufacturing oraz silne pełnomocnictwa, pozwalające na wdrażanie śmiałych koncepcji , przełamywanie barier i oporów pracowników różnych szczebli.   Jeżeli mamy problem ze znalezieniem takiej osoby w naszej firmie, możesz  skorzystać z konsultanta firmy zewnętrznej (np. Falco), który na początku działań wdrożeniowych zapewni odpowiednie wsparcie oraz przygotuje  Twojego lidera do roli koordynatora Lean manufacturing , wdrażającego zmiany i doskonalącego procesy w Twojej Firmie.

4. Nie jesteśmy gotowi na wdrażanie Lean manufacturing. Co będzie gdy poniesiemy porażkę?

Oczywiście możliwe jest , że poniesiecie porażkę, jest to wkalkulowane w ryzyko podejmowania jakiegokolwiek działania. Lean Manufacturing jest procesem  ciągłego doskonalenia, więc po pierwszych nieudanych próbach, należy przeanalizować to  zostało zrobione, i podjąć  udoskonalone działania, w celu zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu. Każda firma , niezależnie od poziomu organizacyjnego, może podejmować działania w celu poprawy jakości, eliminacji marnotrawstwa i doskonalenia procesów. Efekt będzie tym bardziej spektakularny im gorsza jest sytuacja firmy.

5. Czy Lean Manufacturing dotyczy tylko dużych firm, koncernów ?

Nie. Ma zastosowanie wszędzie tam gdzie są procesy, a także w grę wchodzi czynnik ludzki. LM skupia się na likwidacji marnotrawstwa i ma zastosowanie wszędzie tam gdzie ono występuje, czyli praktycznie w każdej dziedzinie naszego życia.

6. Czy wdrożenie Lean Manufacturing zajmuje dużo czasu, trwa długo ?

To tak jakby się spytać czy wypracowanie przez organizację pozytywnej kultury organizacyjnej trwa  długo ? W obu przypadkach jest to niekończący się proces samodoskonalenia, innowacji i kreatywności. Czy firma chce się rozwijać ? Oczywiście, że tak. A dwa wspomniane wyżej aspekty powinny rozwijać się razem z nią. Pierwszy etap wdrożenia LM zajmuje od 3 do 5 lat (w zależności od wielkości organizacji) przy bardzo dobrym standardzie komunikacji, zmianie świadomości i pracy zespołowej. Bez tych czynników ten czas to nawet od 6 do 8 lat.

7. Czy 5S ma zastosowanie w małych organizacjach, przy produkcji bardzo drobnych elementów?

Tak. Ma zastosowanie w każdym obszarze firmy, gdyż usprawnia organizację pracy bez względu na wytwarzany wyrób/usługę.

8. Czy TPM można zastosować w biurze ?

Oczywiście. Nawet trzeba. W tym momencie bierzemy pod uwagę sprzęt biurowy a służby utrzymania ruchu to dział informatyczny, IT.

Szkolenie - Public relations w praktyce budowania wizerunku firmy

 Public relations w praktyce budowania wizerunku firmy - szkolenia z tego zakresu odbywały sie w okresie od stycznia do marca 2012 roku.

1. Czy PR nie jest tylko „delikatniejszą odmianą” reklamy?

Reklama skupia się na rynku, na potrzebie Klienta, którą może zaspokoić dany produkt czy usługa. Może być akcyjna - wprowadzamy produkt - przygotowujemy kampanię reklamową. Reklama często konstruowana jest z myślą o ściśle określonej grupie odbiorców - głównie klientów, u których ma ona wywołać w określonym czasie określone zachowania rynkowe. Istota PR opiera się na tworzeniu i pielęgnowaniu dobrych relacji z różnymi grupami otoczenia: nie tylko z klientami, ale także naszymi kontrahentami, udziałowcami, specjalistami w naszej branży, inwestorami, lokalnym samorządem czy liderami opinii publicznej, pracownikami naszej firmy itp. Docieraniu do nich często nie wprost, ale przez „ambasadorów”, którymi są inni klienci, eksperci, media. Akcyjny PR nie ma sensu. Działania public relations to zawsze proces ciągły, długofalowy, często żmudny, ale przynoszący konkretne efekty w postaci odczuwalnego zaufania do marki, lojalnych klientów, dobrej reputacji. Reklama to monolog. PR opiera się zawsze na komunikacji dwustronnej - mówieniu do grup interesariuszy, ale też słuchaniu, co one o nas mówią.

2. PR kojarzy się z polityką lub wielkimi korporacjami, czy małą firmę stać na prowadzenie działań PR?

Odwróćmy pytanie - czy małe firmy stać na nieprowadzenie działań PR, zwłaszcza w obecnej sytuacji rynkowej? Public relations to dziedzina, która wykorzystuje bardzo szeroki wachlarz działań, narzędzi. Możemy wybrać spośród nich te, które będą najbardziej efektywne, uwzględniając potrzeby i możliwości naszej firmy. Zadbanie o elementy identyfikacji wizualnej, aktywność w Internecie, w tym przemyślana i funkcjonalna strona www, dbałość o wysoką jakość obsługi Klienta - także w sytuacjach trudnych, z drugiej strony tworzenie dobrych warunków i dobrej atmosfery pracy, dobry przepływ informacji wewnątrz firmy - to właśnie działania PR, które często nie są kosztochłonne, a budują nasz dobry wizerunek i zaufanie do naszego przedsiębiorstwa.

3. Czy mała firma powinna mieć swój profil na fecebooku? (w popularnych portalach społecznościowych).

To kwestia indywidualnej decyzji. Podejmując ją warto jednak pamiętać, że posiadanie firmowej strony np. na fb wymaga pracy, czasu i - co najważniejsze - pomysłu na aktywności i generowanie zainteresowania użytkowników. Nie możemy traktować strony na tego typu portalu jako tablicy reklamowej. Jeśli nie mamy czasu i mocy przerobowych, by się nią zajmować, lepiej zrezygnować i zadbać o dobrą stronę www firmy i jej pozycjonowanie w sieci.

4. Po co właścicielowi / pracownikowi małej firmy znajomość zasady odwróconej piramidy, jeśli nie pisze informacji dla mediów?

Zasada odwróconej piramidy w konstruowaniu tekstu polega na tym, że szeregujemy wiadomości umieszczane w informacji od najistotniejszych dla czytelnika/odbiorcy/firmy, do najmniej ważnych. Nawet jeśli nasza firma nie jest aktywna jeśli chodzi o kontakty z mediami warto stosować ją przygotowując chociażby teksty na stronę www.  Jak mówią specjaliści - Internauta nie czyta stron www, ale je „skanuje”. Dlatego właśnie warto najistotniejsze informacje, na których szczególnie nam zależy, umieszczać na początku, by nie umknęły uwadze, by zainteresowały czytelnika.  Wtedy jest duża szansa, że Internauta przeczyta on całą informację.

5. Czy małym firmom grożą kryzysy medialne, skoro na co dzień  media nie interesują się działaniami tak małych podmiotów gospodarczych?

Podatność firm na kryzys zależy m.in. od siły marki, wielkości firmy, jej wewnętrznej spójności, kultury organizacyjnej, lojalności pracowników. Patrząc na te czynniki, małe firmy faktycznie są mniej podatne na kryzysy niż duże, znane koncerny. Są jednak sytuacje, w których mały podmiot może być dotknięty skutkami kryzysu medialnego, kiedy jest np. dostawcą dla dużej firmy, która znalazła się w sytuacji kryzysowej, wtedy regionalni, a nawet ogólnopolscy dziennikarze mogą zainteresować się naszym przedsiębiorstwem. Inny przypadek - kiedy kryzys medialny dotyka większej firmy z naszej branży. Taka sytuacja też generuje zainteresowanie i powoduje, że media zaczynają bacznie przyglądać się naszej działalności, chcąc stwierdzić, czy czynniki, które spowodowały kryzys w większej firmie, nie występują także u nas.

6. Po co mówić o działalności charytatywnej firmy, przecież pomagamy bezinteresownie,a nie po to, żeby się tym chwalić?

Działalność charytatywna firmy jest ważnym elementem jej wizerunku. Wchodzi w zakres działań związanych z budowaniem społecznej odpowiedzialności biznesu (z ang. CSR) Jeśli firma nie chce o niej informować szeroko, to warto przynajmniej umieszczać tego typu informacje/zdjęcia na firmowej stronie www. Jeśli i z tym mamy problem, można rozważyć umieszczanie na naszej stronie tego, co mówią o nas inni w postaci skanów podziękowań, listów itp.

7. Jednym z narzędzi wewnętrznego PR jest biuletyn firmowy. Czy sensowne jest wydawanie go w mikro lub małej firmie?

Biorąc pod uwagę kryterium liczby osób zatrudnionych, mikroprzedsiębiorstwo to firma zatrudniająca mniej niż 10 osób. W takiej firmie kontakt między pracownikami zazwyczaj jest bezpośredni i codzienny. Jeśli dbamy o dobrą komunikację wewnętrzną przepływ informacji bazujący na spotkaniach, „odprawach”, komunikacji mailowej powinien być satysfakcjonujący jeśli chodzi o informacje służbowe, a informacje nieformalne łatwo przekazywane są w bezpośrednich kontaktach. Biuletyn firmowy w przedsiębiorstwach takiej skali mógłby być uznany za coś sztucznego, niepotrzebnego. Wyjątek - specyfika firmy decyduje o tym, że zespół pracuje w rozproszeniu - w takiej sytuacji można rozważyć wydawanie biuletynu w formie elektronicznej. Małe przedsiębiorstwo to firma zatrudniająca do 50 osób. Tu można już rozważyć wydawanie firmowego biuletynu. Ważne, by przed podjęciem decyzji w tej sprawie zadać sobie pytanie jaki cel chcemy realizować przez to wydawnictwo: np. wzmocnienie identyfikacji pracowników z firmą, podnoszenie świadomości dot. aktualnych zadań wykonywanych przez poszczególne działy/zespoły, uświadamianie wzajemnych zależności, przekazywanie ciekawych wiadomości z branży, Informacji nt. zmian organizacyjnych i prawnych, wzmacnianie świadomości „bycia zespołem”, także poprzez np. „kronikę towarzyską”.
 
8. Dlaczego udział w rankingach wiąże się z działaniami PR?

Działania PR mają budować/wzmacniać relacje firmy z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym, zwiększać stopień zaufania do firmy. Nagrody uzyskiwane w konkursach, na targach, a także miejsca zajmowane w rankingach (lokalnych, regionalnych, branżowych) mają wpływ na wizerunek naszego przedsiębiorstwa. W zależności od tego, czego dotyczy ranking może on działać na różne grupy otoczenia, np. Najlepszy  Pracodawca - na obecnych i przyszłych pracowników, Przedsiębiorstwo fair play, Rzetelna Firma, Mikroprzedsiębiorca Roku - na obecnych i potencjalnych kontrahentów. Tego typu działania są istotne zwłaszcza dla firm działających w systemie B2B. UWAGA: Należy uważać na medale, nagrody i tytuły, które uzyskuje się po uiszczeniu odpowiedniej opłaty. Inne firmy zapewne także dostają tego typu oferty i wiedzą w jaki sposób zdobywa się te trofea.

9. O czym pamiętać budując strategię PR dla firmy?

Projektując nie tylko firmową strategię PR, ale każdą z kampanii PR warto pamiętać o tym, że Zbudować program public relations to uszyć ubranie na miarę, a nie kupować nową kolekcję”(K. Wójcik). Twoja strategia PR ma być przygotowana dla Twojej firmy, opierać się na jej dotychczasowych doświadczeniach i uwzględniać prognozy rozwojowe. Pracuj według planu:
- Przeanalizuj sytuację wyjściową: zidentyfikuj problemy, możesz wykorzystać analizę SWOT.
- Określ cel - wynikający ze strategii przedsiębiorstwa, związany z misją i wizją firmy.
- Określ grupy docelowe, na których najbardziej firmie zależy (zbierz informacje na ich temat).
- Ustal główne przekazy (z czym chcemy dotrzeć do adresatów działań PR, co oni mają sobie pomyśleć, jaką reakcję chcemy w nich wywołać?).
- Wybierz metody działania, kanały komunikacji, narzędzia PR  dopasowane do potrzeb firmy oraz do grup docelowych.
- Ustal harmonogram i budżet.
- Określ sposób monitorowania efektów.

10. Po co w malej firmie prowadzić działania PR adresowane do pracowników?

Po pierwsze dlatego, że to fundament wszystkich innych działań PR. Nie można budować dobrego wizerunku firmy na zewnątrz, bez wcześniejszego zadbania o relacje wewnątrz. Dobrze prowadzone działania PR wewnętrznego wpływają na lojalność i zaangażowanie pracowników, motywację i efektywność pracy, a co za tym idzie podniesienie satysfakcji kontrahentów/klientów. Wpływają również na sprawność zarządzania poprzez budowanie zrozumienia dla decyzji szefa  i klimatu otwartości na informacje zwrotne. Podnoszą świadomość celów firmy. Ograniczają także negatywne skutki informacji nieformalnych.

11. Strona internetowa to ważny element działań PR firmy, co zrobić, jeśli nie mamy o czym pisać w aktualnościach?

Nie każda strona www musi mieć podstronę „Aktualności”. Często zwłaszcza strony firmowe rezygnują z takiej zakładki w menu. Treść strony internetowej ma być dopasowana do potrzeb odwiedzających i specyfiki firmy. Konstruując stronę, zawsze myśl o odbiorcy, o jego potrzebach. Zastanów się kto najczęściej wchodzi na stronę Twojej firmy i jakie informacje mogą być dla niego ważne. Zrób wszystko, by odwiedzający stronę łatwo je znaleźli.